Outlook Suchbefehle und Filter – so findest du jede E-Mail in Sekunden

Schluss mit endlosem Scrollen in Outlook

Kennst du das? Du suchst eine bestimmte E-Mail – vielleicht von einem Kollegen, zu einem Projekt oder mit einem Anhang – und verlierst wertvolle Minuten beim Durchforsten deines Posteingangs.

Outlook hat dafür eine Lösung: Suchbefehle und Filter.
Mit den richtigen Befehlen findest du jede E-Mail in Sekunden – ganz gleich, ob du Microsoft 365, Outlook 2021 oder Outlook Web nutzt.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du die Outlook-Suche gezielt einsetzt, welche Suchoperatoren und Filter es gibt und wie du sie im Alltag effektiv nutzt.

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⚙️ Grundlagen der Outlook-Suche

Oben in Outlook findest du das Suchfeld (Tastenkombination: Strg + E).
Hier kannst du Begriffe, Personen oder Suchbefehle eingeben, um dein Postfach zu durchsuchen.

💡 Tipp: Sobald du in das Suchfeld klickst, erscheint die Registerkarte Suchtools (Desktop-Version), mit der du weitere Filter aktivieren kannst.

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🔠 Die wichtigsten Outlook-Suchbefehle im Überblick

Mit diesen Befehlen kannst du gezielt nach Absendern, Betreffs, Anhängen oder Zeiträumen suchen:

Suchbefehl	Beschreibung	Beispiel
from:	Suche nach Absender	from:Max oder from:max@firma.de
to:	Suche nach Empfänger	to:Sabine
subject:	Suche nach Stichwort im Betreff	subject:Rechnung
hasattachments:yes	Nur E-Mails mit Anhang anzeigen	hasattachments:yes
cc:	Suche nach Personen in CC	cc:marketing@firma.de
bcc:	Suche nach BCC-Empfänger (nur in gesendeten E-Mails sichtbar)	bcc:chef@firma.de
category:	Suche nach Kategorie	category:ProjektX
body:	Suche nach Begriff im Nachrichtentext	body:Meeting
read:no	Nur ungelesene E-Mails anzeigen	read:no
read:yes	Nur gelesene E-Mails anzeigen	read:yes

📧 Beispiel:
from:Lisa subject:Angebot hasattachments:yes
→ Zeigt alle E-Mails von Lisa mit einem Anhang und dem Wort „Angebot“ im Betreff.

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⏱️ Nach Datum und Zeitraum filtern

Wenn du nur Mails aus einem bestimmten Zeitraum suchst, helfen dir Datumsbefehle:

Suchbefehl	Beispiel	Bedeutung
received:today	received:today	E-Mails von heute
received:yesterday	received:yesterday	E-Mails von gestern
received:thisweek	received:thisweek	E-Mails aus dieser Woche
received:lastmonth	received:lastmonth	E-Mails aus dem letzten Monat
received:>=01.10.2025 AND received:<=31.10.2025		Alle E-Mails vom Oktober 2025

💡 Kombiniere diese Befehle mit anderen Suchoperatoren, z. B.
from:Klaus AND received:thismonth
→ zeigt alle Mails von Klaus aus dem laufenden Monat.

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📂 Nach Ordnern, Kategorien oder Anhängen suchen

Du kannst deine Suche auf bestimmte Bereiche beschränken:

• In aktuellem Ordner suchen: Nur im Posteingang oder gewähltem Ordner.
• Unterordner einschließen: Für umfassende Suche.
• Nur mit Anhang: hasattachments:yes
• Nach Dateityp: attachment:pdf oder attachment:docx

🔍 Beispiel:
from:Sabine attachment:pdf
→ Alle E-Mails von Sabine, die einen PDF-Anhang enthalten.

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🧩 Erweiterte Suche: Kombinierte Befehle nutzen

Outlook erlaubt das Kombinieren mehrerer Suchbegriffe mit logischen Operatoren:

Operator	Bedeutung	Beispiel
AND	Beide Begriffe müssen vorkommen	from:Peter AND subject:Rechnung
OR	Einer der Begriffe reicht aus	subject:Meeting OR subject:Besprechung
NOT	Begriff ausschließen	from:Kunde NOT Projekt
()	Befehle gruppieren	(from:Lisa OR from:Tom) AND hasattachments:yes

Damit kannst du selbst komplexe Suchabfragen einfach strukturieren.

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🧠 Profi-Tipp: Suchordner für häufige Filter

Wenn du oft nach denselben Kriterien suchst, richte einen Suchordner ein:

1. Im Navigationsbereich mit rechts auf „Suchordner“ klicken → Neuer Suchordner
2. Wähle z. B. „Ungelesene Nachrichten“ oder „Nachrichten von einer bestimmten Person“.
3. Outlook erstellt automatisch einen dynamischen Ordner mit allen passenden Mails.

💡 Ideal für: Projekte, Kundengruppen oder bestimmte Themen.

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⚙️ Outlook Web (Outlook.com / OWA): So funktioniert die Suche online

Auch in der Webversion funktioniert die Suche mit denselben Befehlen.
Einfach in die Suchleiste oben eintippen, z. B.:

• from:info@microsoft.com
• subject:Update
• hasattachments:yes

Mit den Filtern rechts neben dem Suchfeld kannst du außerdem nach:
📅 Datum, 📎 Anhängen, 👥 Absendern oder 🏷️ Ordnern filtern.

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🛠️ Wenn die Suche in Outlook nicht funktioniert

Falls Outlook keine Ergebnisse liefert:

• Suchindex neu aufbauen:
  Einstellungen → Indizierungsoptionen → Erweitert → „Neu erstellen“
• Outlook neu starten
• Cache löschen (bei Exchange-/Microsoft-Konten)
• Aktuelle Updates installieren

Diese Schritte beheben meist fehlerhafte Suchindizes oder langsame Ergebnisse.

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🧾 Fazit: Mit Outlook-Suchbefehlen jede E-Mail sofort finden

Die Outlook-Suche ist mächtig – wenn man weiß, wie.
Mit den richtigen Suchbefehlen, Filtern und Kombinationen sparst du nicht nur Zeit, sondern arbeitest auch deutlich produktiver.

Kurz zusammengefasst:

• Suchoperatoren wie from:, subject: und hasattachments:yes helfen gezielt zu filtern
• Zeitraum- und Kategorie-Filter grenzen die Ergebnisse ein
• Suchordner machen häufige Abfragen dauerhaft verfügbar
• Unter Windows 11 funktioniert die Suche noch schneller und zuverlässiger

Mit diesen Tipps findest du garantiert jede E-Mail – egal, wie voll dein Posteingang ist.

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• Welche Tastenkombinationen gibt es in Outlook?
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