Seiteninhalte
- Warum automatische Antworten wichtig sind
- 🧭 Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook (Microsoft 365 / Office 2021 / 2019)
- 💻 Outlook Web (Outlook.com oder OWA): Automatische Antworten online einrichten
- 🖥️ Outlook ohne Exchange- oder Microsoft-Konto
- 💡 Tipps für professionelle Abwesenheitsnotizen
- 🔒 Bonus: Datenschutz-Hinweis
- 🧾 Fazit: Automatische Antworten leicht gemacht
Warum automatische Antworten wichtig sind
Ob Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheitszeit – eine automatische Antwort in Outlook sorgt dafür, dass deine Kontakte sofort wissen, warum du nicht antwortest und wann du wieder erreichbar bist.
Die Funktion ist praktisch, professionell und verhindert Missverständnisse. In wenigen Schritten kannst du eine Abwesenheitsnotiz (auch „Out of Office“-Nachricht) einrichten – sowohl in Outlook für Microsoft 365 als auch in der Desktop- und Webversion.
🧭 Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook (Microsoft 365 / Office 2021 / 2019)
1. Outlook öffnen und auf „Datei“ klicken
Klicke oben links auf Datei. Dort findest du den Menüpunkt Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent).
2. Automatische Antworten aktivieren
Im neuen Fenster wähle Automatische Antworten senden aus.
(Optional) Aktiviere die Option Nur in diesem Zeitraum senden, um Start- und Enddatum festzulegen – ideal für Urlaubszeiten.
3. Nachricht verfassen
Nun kannst du deine automatische Antwort individuell gestalten:
- Für Personen innerhalb deiner Organisation (z. B. Kollegen)
- Für Personen außerhalb deiner Organisation (z. B. Kunden oder Partner)
Beispieltext:
Betreff: Abwesenheit
Hallo,
ich bin derzeit nicht im Büro und kehre am [Datum] zurück. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretername, E-Mail].Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
4. Einstellungen speichern
Klicke auf OK – und deine automatische Antwort ist aktiv. Outlook sendet nun automatisch die hinterlegte Nachricht an eingehende E-Mails.
💻 Outlook Web (Outlook.com oder OWA): Automatische Antworten online einrichten
Auch in der Webversion kannst du ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz erstellen:
- Melde dich unter outlook.com oder über deinen Firmenaccount an.
- Klicke oben rechts auf das Zahnradsymbol (⚙️) → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
- Gehe zu E-Mail → Automatische Antworten.
- Aktiviere Automatische Antworten senden und gib deinen Nachrichtentext ein.
- Optional: Zeitraum festlegen und zusätzliche Optionen (z. B. Kalender automatisch blockieren).
- Klicke auf Speichern.
Fertig – deine automatische Antwort wird online verwaltet und funktioniert auch, wenn dein PC ausgeschaltet ist.
🖥️ Outlook ohne Exchange- oder Microsoft-Konto
Wenn du ein POP- oder IMAP-Konto (z. B. Gmail) verwendest, kannst du automatische Antworten über eine Regel einrichten:
- Menü Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
- Klicke auf Neue Regel.
- Wähle Nach Erhalt einer Nachricht eine Vorlage als Antwort senden.
- Erstelle eine neue Vorlage mit deinem Abwesenheitstext.
- Aktiviere die Regel – Outlook sendet dann automatisch die Antwort, solange das Programm geöffnet ist.
⚠️ Hinweis: Diese Methode funktioniert nur, wenn Outlook aktiv ist. Für Exchange- oder Microsoft 365-Konten ist die serverseitige Methode zuverlässiger.
💡 Tipps für professionelle Abwesenheitsnotizen
✅ Kurz und informativ:
Halte die Nachricht freundlich und sachlich.
✅ Alternativkontakt angeben:
Gib eine Ersatzperson mit Kontaktdaten an, falls dringende Anfragen eingehen.
✅ Zwei Versionen nutzen:
Formuliere getrennte Texte für interne und externe Kontakte.
✅ Zeitraum einstellen:
So musst du die Antwort nicht manuell aktivieren oder deaktivieren.
✅ Signatur einfügen:
Verleiht deiner Nachricht einen professionellen Abschluss.
🔒 Bonus: Datenschutz-Hinweis
Vermeide es, zu viele persönliche Informationen (z. B. Urlaubsort oder genaue Dauer) in der automatischen Antwort preiszugeben. Besonders bei externen Kontakten ist weniger oft mehr.
🧾 Fazit: Automatische Antworten leicht gemacht
Ob Urlaub, Meeting oder Auszeit – mit wenigen Klicks kannst du in Outlook automatische Antworten aktivieren und professionell kommunizieren.
Kurz zusammengefasst:
- Automatische Antworten über Datei → Automatische Antworten aktivieren
- Eigene Texte für interne und externe Kontakte verfassen
- Zeitrahmen festlegen, um das Ein- und Ausschalten zu automatisieren
So bleibst du auch während deiner Abwesenheit organisiert, zuverlässig und professionell erreichbar.
