Einleitung: Zusammenarbeit beginnt mit einem freigegebenen Kalender

Ob im Büro, im Homeoffice oder in der Familie – ein gemeinsamer Kalender erleichtert Planung, Abstimmung und Terminfindung enorm. Outlook bietet dafür eine komfortable Möglichkeit: Kalender freigeben und Berechtigungen präzise steuern.
Damit entscheidest du selbst, wer deinen Kalender sehen, bearbeiten oder verwalten darf.

In diesem Beitrag erfährst du alle Methoden, wie du deinen Outlook-Kalender freigibst – im Windows-Desktop, im Browser und auf dem Smartphone.

---

🖥️ 1. Outlook am Desktop: Kalender freigeben & Berechtigungen anpassen

Methode 1: Kalender über das Menü freigeben

So gibst du deinen Kalender für Kollegen oder externe Personen frei:

1. Öffne Outlook.
2. Wechsle unten links zum Kalender.
3. Klicke oben auf “Kalender freigeben”.
4. Wähle dein Kalenderkonto aus (falls mehrere vorhanden).
5. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein.
6. Lege die Berechtigungen fest.
7. Klicke auf Senden.

Die Person erhält automatisch eine Einladung zum Zugriff.

---

Mögliche Berechtigungsstufen im Desktop-Outlook

Berechtigungsstufe	Beschreibung
Nur Verfügbarkeit	Zeigt nur „Frei/Besetzt“ an, keine Details
Verfügbarkeit + Titel	Überschrift von Terminen sichtbar
Alle Details	Komplettes Ereignis mit Beschreibung
Bearbeiten	Person darf Termine ändern oder hinzufügen
Vollzugriff	Alle Rechte inkl. Weitergabe an andere

➡️ Perfekt für Teams, die eng zusammenarbeiten.

---

Methode 2: Berechtigungen im Kalender direkt ändern

1. Rechtsklick auf deinen Kalender → Eigenschaften.
2. Registerkarte Berechtigungen öffnen.
3. Neue Personen hinzufügen oder bestehende bearbeiten.

➡️ Ideal, um nachträglich Zugriffsrechte anzupassen.

---

🌐 2. Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365)

Die Freigabe im Browser läuft besonders intuitiv:

1. Öffne https://outlook.office.com
2. Klicke links auf Kalender.
3. Wähle deinen Kalender aus.
4. Oben rechts → “Freigeben”.
5. E-Mail-Adresse eingeben.
6. Berechtigungen wählen:
   • Frei/Besetzt
   • Einschränkte Details
   • Alle Details
   • Bearbeiten

➡️ Die Änderungen werden sofort synchronisiert – ideal für Hybridarbeit.

---

📱 3. Outlook-App: Kalender freigeben am Smartphone

In der App funktioniert das so:

1. Outlook öffnen → unten rechts auf den Kalender.
2. Kalender-Menü (drei Punkte) öffnen.
3. “Kalender freigeben” wählen.
4. Personen hinzufügen → Berechtigungen auswählen.

➡️ Praktisch, wenn du unterwegs Termine teilen musst.

---

🔐 Berechtigungstipps: Wie viel solltest du freigeben?

👉 Für Kollegen:

• „Alle Details anzeigen“ reicht für die meisten Arbeitsumgebungen.

👉 Für Assistenz / Teamleiter:

• „Bearbeiten“ oder „Delegieren“ sinnvoll.

👉 Für Familienmitglieder:

• Oft genügt „Alle Details ansehen“.

👉 Für Externe:

• Nur „Frei/Besetzt“ zur sicheren Planung.

---

💡 Profi-Tipps für mehr Übersicht

• Farbkategorien: Gemeinsame Farben verhindern Terminchaos.
• Freigegebene Kalender ausblenden: Sichtbarkeit frei wählbar ohne Löschen.
• Benachrichtigungen anpassen: Damit Outlook nicht bei jeder Änderung meldet.
• Windows 11 Vorteil: Outlook läuft stabiler und synchronisiert schneller durch optimierte Systemprozesse.

➡️ Hinweis: Mit einer Windows 11 Lizenz nutzt du Sicherheits- und Performancevorteile, die gerade in vernetzten Arbeitsumgebungen enorm helfen.

---

📌 Fazit

Outlook macht es dir leicht, deinen Kalender zu teilen und genau zu steuern, wer was sehen oder bearbeiten darf. Egal ob im Desktop-Client, im Web oder in der App – mit nur wenigen Klicks erhöhst du die Zusammenarbeit im Team, im Büro oder in der Familie.

Die wichtigsten Schritte:

• Kalender auswählen und freigeben
• Berechtigungen passend vergeben
• Zugriff jederzeit anpassbar
• Mobil und am PC gleich einfach

Ein sauber eingerichteter Kalender ist der Schlüssel für stressfreie Planung und produktives Arbeiten.

Weiterführende Artikel

• Wie kann ich in Outlook eine E-Mail zeitversetzt senden?
• Wie kann ich in Outlook eine Signatur mit Logo erstellen?
• Wie kann ich große Anhänge in Outlook versenden?