Wie kann ich in Outlook eine E-Mail in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln?

Aus E-Mails werden To-dos – ganz automatisch

Wer viel mit Outlook arbeitet, kennt das Problem:
Ein Kunde schickt eine Anfrage, ein Kollege eine Deadline oder ein Chef eine Aufgabe – und ehe man sich versieht, verliert man in der E-Mail-Flut den Überblick.

Die Lösung?
Du kannst E-Mails in Outlook direkt in Aufgaben oder Termine umwandeln – ohne sie manuell neu anzulegen.
Das spart Zeit, sorgt für bessere Organisation und hilft, keine wichtigen Aufgaben mehr zu vergessen.

In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du E-Mails in Aufgaben oder Kalendereinträge verwandelst – sowohl in der Desktop-Version von Outlook als auch in Outlook Web (Microsoft 365).

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1. E-Mail in eine Aufgabe umwandeln (Desktop-Version)

Variante A: Per Drag & Drop

1. Öffne Outlook und wähle den Posteingang.
2. Klicke auf die gewünschte E-Mail und halte die linke Maustaste gedrückt.
3. Ziehe die E-Mail auf das Aufgaben-Symbol unten links im Navigationsbereich.
4. Outlook erstellt automatisch eine neue Aufgabe, die:
   • den E-Mail-Betreff als Titel übernimmt,
   • den E-Mail-Text als Notiz einfügt.

Nun kannst du:

• Fälligkeitsdatum und Priorität festlegen,
• Erinnerungen aktivieren oder
• Notizen ergänzen.

💡 Tipp: Die ursprüngliche E-Mail bleibt verknüpft – du kannst sie mit einem Klick öffnen, wenn du sie später brauchst.

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Variante B: Mit Rechtsklick-Menü (schneller Weg)

1. Rechtsklick auf die E-Mail im Posteingang.
2. Wähle „Schnellaktionen → Aufgabe erstellen“ oder „Zur Aufgabe hinzufügen“ (je nach Outlook-Version).
3. Outlook erstellt automatisch den neuen To-do-Eintrag.

✅ Besonders praktisch, wenn du viele E-Mails in Aufgaben umwandelst.

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2. E-Mail in einen Termin oder Kalendereintrag umwandeln

Variante A: Per Drag & Drop in den Kalender

1. Ziehe die E-Mail mit der Maus auf das Kalender-Symbol unten links.
2. Outlook erstellt automatisch einen neuen Termin:
   • Betreff = E-Mail-Betreff
   • Textinhalt = E-Mail-Inhalt
   • Absender = im Text verlinkt

Du kannst anschließend:

• Datum und Uhrzeit festlegen,
• Teilnehmer hinzufügen,
• Erinnerungen aktivieren.

💡 Tipp: Ziehe mehrere E-Mails nacheinander in den Kalender, um sie zeitlich zu planen – ideal für Projektarbeit oder Kundenbetreuung.

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Variante B: Über das Menüband

1. Öffne die E-Mail.
2. Klicke oben im Menü auf „Weitere Aktionen“ → „In Kalender einfügen“ oder „Termin erstellen“.
3. Outlook fügt automatisch den E-Mail-Text in einen neuen Termin ein.

🔔 So kannst du E-Mails direkt mit Deadlines verbinden – besonders nützlich für Teams, die Aufgaben zeitlich koordinieren.

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3. In Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365)

Die Web-Version von Outlook macht’s ebenfalls einfach:

E-Mail in Aufgabe umwandeln:

1. Öffne die gewünschte E-Mail.
2. Klicke oben auf die drei Punkte (⋯) → „Zur To Do-Liste hinzufügen“.
3. Die E-Mail erscheint sofort in Microsoft To Do (integriert in Outlook Web).

E-Mail in Termin umwandeln:

1. Öffne die E-Mail → Weitere Aktionen → Ereignis erstellen.
2. Datum, Uhrzeit und Erinnerung eintragen → Speichern.

💡 Alles wird automatisch mit Outlook-Kalender und Microsoft To Do synchronisiert – perfekt für Nutzer von Office 365 oder Teams.

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4. Profi-Tipps für mehr Produktivität

🔹 Verwende Kategorien:
Farbe zuweisen (z. B. „Dringend“, „Projekt A“, „Privat“) für bessere Übersicht.

🔹 QuickSteps nutzen:
Unter „Start → QuickSteps“ kannst du Aktionen wie „E-Mail in Aufgabe umwandeln“ automatisieren – ein Klick genügt.

🔹 Automatische Regeln:
Erstelle Regeln, die bestimmte E-Mails automatisch an Microsoft To Do oder Planner weiterleiten.

🔹 Integration mit Microsoft Teams:
E-Mails können direkt als Aufgaben in Teams-Kanälen erscheinen – ideal für Teamarbeit und Projektorganisation.

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5. Fehler vermeiden: Darauf solltest du achten

• Ziehe E-Mails nicht in fremde Kalender- oder Aufgabenordner – sonst fehlen dir später Berechtigungen.
• Nach großen Outlook-Updates kann die Drag-&-Drop-Funktion kurzzeitig deaktiviert sein – Outlook-Neustart hilft.
• In älteren Versionen (Outlook 2013/2016) kann das Feature eingeschränkt sein. Aktualisiere regelmäßig.

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Fazit: Ordnung statt E-Mail-Chaos

E-Mails müssen keine Zeitfresser sein. Mit nur einem Handgriff wandelst du sie in Aufgaben oder Termine um und hast alle wichtigen To-dos sofort im Blick.

Kurz zusammengefasst:

• E-Mails per Drag & Drop zu Aufgaben oder Terminen machen
• Outlook Web: Mit wenigen Klicks in Microsoft To Do oder Kalender übernehmen
• QuickSteps & Kategorien für mehr Übersicht nutzen

So wird Outlook zu deinem zentralen Planungs-Tool – und dein Posteingang bleibt endlich leer.

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