Einleitung: Mehr Ordnung, weniger Stress

Wenn täglich dutzende E-Mails im Posteingang landen, wird es schnell unübersichtlich. Outlook bietet dafür eine extrem hilfreiche Funktion: Kategorien.
Mit ihnen kannst du Nachrichten farblich markieren, thematisch sortieren und später schneller wiederfinden.

Ob berufliche Projekte, private Anliegen oder E-Mail-Prioritäten – Kategorien bringen Struktur ins Chaos.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Kategorien erstellst, farblich anpasst und optimal nutzt – im Outlook-Desktop, im Web und auf dem Smartphone.

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🖥️ 1. Outlook am Desktop: E-Mails farblich nach Kategorien markieren

Schritt 1: Kategorie zuweisen

So einfach weist du einer E-Mail eine Kategorie zu:

1. Öffne Outlook.
2. Rechtsklick auf die E-Mail.
3. „Kategorisieren“ auswählen.
4. Eine der vorhandenen Farben auswählen.

➡️ Fertig! Die E-Mail wird sofort farblich markiert.

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Schritt 2: Eigene Kategorien erstellen oder benennen

Um die Kategorien an deine Arbeitsweise anzupassen:

1. Rechtsklick auf eine E-Mail → Kategorisieren.
2. „Alle Kategorien…“ öffnen.
3. Neue Kategorie anlegen oder vorhandene umbenennen.
4. Farbe auswählen → OK.

Beliebte Kategorien:

• 🔵 Projekte
• 🟢 Privat
• 🟡 Warten auf Antwort
• 🔴 Wichtig
• 🟣 Rechnungen

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Schritt 3: Kategorien automatisieren (optional)

Du kannst Regeln erstellen, die E-Mails automatisch farblich markieren:

1. Start → Regeln → „Regel erstellen“.
2. Kriterien festlegen (z. B. Absender, Betreff).
3. Aktion „Kategorie zuweisen“ wählen.

➡️ Ideal für Newsletter, Projektmails oder Team-Postfächer.

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🌐 2. Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365)

Auch im Browser kannst du farbige Kategorien nutzen:

1. Öffne deinen Posteingang.
2. Rechtsklick auf eine E-Mail.
3. „Kategorisieren“ auswählen.
4. Farbe anklicken oder neue Kategorie erstellen.

Tipp:
In Outlook Web kannst du Kategorien auch mit Suchordnern kombinieren, um schnell alle E-Mails einer bestimmten Art zu sehen.

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📱 3. Outlook-App (Android/iPhone): Kategorien verwenden

Wichtig: In der Outlook-App kannst du E-Mails sehen, die farblich kategorisiert sind – aber leider keine neuen Kategorien zuweisen.

➡️ Lösung: Kategorien im Desktop oder Web einrichten.
➡️ Sie synchronisieren anschließend automatisch in die App.

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🎯 Tipps für produktiveres Arbeiten mit Kategorien

• Farben logisch vergeben: z. B. Warm = dringend, Kalt = unkritisch.
• Nicht zu viele Kategorien: 5–7 reichen meist völlig.
• Favoriten nutzen: wichtige Kategorien oben in der Seitenleiste anheften.
• Mit Regeln kombinieren: spart täglich viele Klicks.
• Mit „Schnellklick-Kategorie“ arbeiten: die meistgenutzte Kategorie mit nur einem Klick setzen.

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💼 Extra-Tipp für Windows 11 Nutzer

Outlook läuft unter Windows 11 besonders stabil und schneller dank optimiertem Fenstermanagement und verbesserter Speicherverwaltung.

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✅ Fazit

Mit farbigen Kategorien verwandelt sich ein unübersichtlicher Posteingang in ein klares, strukturiertes System. Egal ob im Desktop-Outlook, Web oder der App – Kategorien helfen dir, E-Mails schneller zu finden, effizienter zu arbeiten und Prioritäten besser zu setzen.

Die wichtigsten Schritte:

• Kategorie zuweisen
• Eigene Farben erstellen
• Kategorien automatisieren
• Farben überall synchronisieren lassen

So bringst du Ordnung in jedes Postfach!

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