Wie erstelle ich Regeln in Outlook, um E-Mails automatisch zu sortieren?

Schluss mit dem Chaos im Posteingang

Täglich landen Dutzende neue Nachrichten im Posteingang – Newsletter, Rechnungen, Projekt-Updates oder private Mails.
Das Sortieren kostet Zeit und Nerven.

Zum Glück bietet Microsoft Outlook eine praktische Funktion: Regeln.
Damit kannst du E-Mails automatisch verschieben, markieren, weiterleiten oder löschen, sobald sie eintreffen.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du Regeln in Outlook erstellst, welche Möglichkeiten es gibt und welche automatischen Sortierungen besonders nützlich sind – sowohl am PC als auch in Outlook Web.

---

⚙️ Was sind Regeln in Outlook?

Regeln sind automatische Aktionen, die Outlook ausführt, sobald eine E-Mail bestimmte Bedingungen erfüllt.

Beispiele:

• Nachrichten von einem bestimmten Absender gehen direkt in einen Ordner.
• Newsletter werden automatisch gelesen und archiviert.
• Rechnungen mit bestimmten Stichwörtern werden markiert oder weitergeleitet.

Mit Regeln kannst du dein Postfach aufräumen und dich auf die wirklich wichtigen Mails konzentrieren.

---

🧭 Outlook (Desktop-Version): Regeln erstellen – Schritt für Schritt

🪟 Variante 1: Regel aus einer vorhandenen E-Mail erstellen

1. Öffne Outlook.
2. Rechtsklicke auf eine E-Mail, die du als Grundlage nutzen möchtest.
3. Wähle Regel → Regel erstellen….
4. Lege fest, von wem oder mit welchem Betreff Nachrichten gefiltert werden sollen.
5. Wähle die gewünschte Aktion:
   • 📁 In Ordner verschieben
   • 🏷️ Mit Kategorie kennzeichnen
   • 🔔 Sound abspielen
   • 🗑️ Löschen oder verschieben
6. Klicke auf OK, um die Regel zu aktivieren.

💡 Tipp: Aktiviere die Option „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im Posteingang anwenden“, um bestehende Mails gleich mit zu sortieren.

---

🪄 Variante 2: Eigene Regel manuell erstellen

1. Oben im Menüband auf Start → Regeln → Regeln und Benachrichtigungen verwalten klicken.
2. Im neuen Fenster: Neue Regel… wählen.
3. Wähle aus einer Vorlage (z. B. „Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben“) oder beginne mit einer leeren Regel.
4. Lege die Bedingungen fest (z. B. Absender, Betreff, bestimmte Wörter).
5. Bestimme die Aktion (verschieben, löschen, markieren, weiterleiten etc.).
6. Optional: Ausnahmen hinzufügen.
7. Name vergeben → Regel aktivieren → Fertig!

---

🌐 Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365 online): Regeln erstellen

Auch im Browser funktioniert das ganz einfach:

1. Melde dich bei Outlook.com an.
2. Klicke oben rechts auf das ⚙️ Zahnrad → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
3. Gehe zu E-Mail → Regeln.
4. Klicke auf + Neue Regel hinzufügen.
5. Vergib einen Namen, z. B. „Newsletter automatisch archivieren“.
6. Wähle die Bedingung (z. B. Absender enthält „newsletter@“).
7. Wähle die Aktion (z. B. in Ordner „Newsletter“ verschieben).
8. Regel speichern – fertig!

💡 Diese Regeln werden serverseitig ausgeführt, also auch dann, wenn Outlook nicht geöffnet ist.

---

🧩 Praktische Regel-Beispiele für den Alltag

Zweck	Beispiel-Regel	Aktion
📩 Projekt-Mails trennen	from:team@projekt.de → in Ordner „Projekt X“	Verschieben
🧾 Rechnungen sammeln	subject:Rechnung	In Ordner „Rechnungen“ verschieben
📰 Newsletter automatisch archivieren	from:newsletter@	Gelesen markieren & verschieben
🚫 Werbung löschen	subject:Gewinnspiel	In „Junk-E-Mail“ verschieben
🕐 Prioritäten setzen	from:Chef	Wichtig markieren oder Benachrichtigung abspielen

---

🛠️ Bestehende Regeln verwalten oder bearbeiten

1. Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten öffnen.
2. Hier siehst du alle bestehenden Regeln.
3. Mit Ändern, Löschen oder Nach oben/unten verschieben kannst du sie anpassen.
4. Achte auf die Reihenfolge – Outlook führt Regeln von oben nach unten aus!

🔁 Tipp: Falls eine Regel nicht greift, verschiebe sie weiter nach oben oder prüfe, ob die Bedingung eindeutig genug ist.

---

⚡ Profi-Tipps für effiziente Regelverwaltung

• Weniger ist mehr: Zu viele Regeln verlangsamen Outlook.
• Kombiniere Bedingungen: z. B. Absender + Betreff = präzise Filterung.
• Teste neue Regeln: Vor allem, wenn du automatische Löschaktionen nutzt.
• Exportiere wichtige Regeln: Über Regeln und Benachrichtigungen → Optionen → Regeln exportieren kannst du sie sichern.

---

🛡️ Hinweis: Regeln funktionieren nur in einem Konto

Wenn du mehrere E-Mail-Konten in Outlook hast, gelten Regeln immer nur für das Konto, in dem du sie erstellt hast.
Du kannst aber in jedem Postfach eigene Filter anlegen.

---

✅ Fazit: Mit Outlook-Regeln mehr Ordnung & Effizienz

Regeln sind das Herzstück eines sauberen Posteingangs.
Mit nur wenigen Klicks sparst du täglich Zeit und sorgst für klare Strukturen – ob im Büro, Homeoffice oder privat.

Kurz zusammengefasst:

• Regeln filtern und sortieren Mails automatisch
• Du kannst sie nach Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern anlegen
• Funktioniert in Outlook Desktop und Outlook Web
• Ideal für Newsletter, Projekt-Mails oder Rechnungen

Mit den richtigen Regeln wird dein Posteingang endlich wieder übersichtlich – und du hast mehr Zeit fürs Wesentliche.

Weiterführende Artikel

• Wie richte ich eine automatische Antwort in Outlook ein?
• Welche Tastenkombinationen gibt es in Outlook?
• Wie kann ich in Outlook eine E-Mail in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln?