Wer viele E-Mails mit PDFs, Bildern, Rechnungen oder Dokumenten erhält, kennt das Problem: Alle Anhänge einzeln abzuspeichern ist mühsam und kostet Zeit. Outlook bietet dafür eine praktische Funktion, mit der du alle Anhänge gleichzeitig speichern kannst – sowohl im Desktop-Client als auch in Outlook Web.
In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie es geht und wie du deine gespeicherten Dateien optimal organisierst.
Seiteninhalte
💻 Outlook Desktop (Windows & Mac)
Alle Anhänge auf einmal speichern
So geht’s:
- Öffne die E-Mail mit den Anhängen.
- Klicke oben im Nachrichtenfenster auf Alle Anhänge speichern.
- Alternativ: Rechtsklick auf einen Anhang → Alle speichern.
- Wähle den Zielordner aus.
- Bestätigen → Fertig!
✔ Tipp
Wenn viele Anhänge enthalten sind, kannst du vorher auswählen, welche du speichern möchtest. Outlook zeigt dir dazu ein Auswahlfenster an.
🌐 Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365 online)
Anhänge gemeinsam herunterladen
Auch die Webversion bietet einen Sammel-Download:
- Öffne die E-Mail.
- Klicke oben bei den Dateien auf Alle herunterladen.
- Outlook erstellt ein ZIP-Archiv.
- ZIP-Datei öffnen → Inhalt entpacken.
✔ Hinweis
Im Browser wird immer ein ZIP generiert – praktisch, wenn viele oder große Dateien enthalten sind.
📁 Dateien besser organisieren – so geht’s
Damit deine Downloads später nicht im Chaos enden, helfen diese Tipps:
1. Ordnerstruktur anlegen
Beispiele:
- „Rechnungen 2024“
- „Projekte / Kunde XY“
- „Bewerbungen / Eingänge“
2. Dateien direkt umbenennen
Klare Dateinamen erleichtern die Suche:
„Rechnung_2024-02_Musterfirma.pdf“
statt
„scan1234.pdf“
Einige Unternehmen nutzen automatisierte Ablagen.
So kannst du Dateien z. B. nach Absender oder Betreff sortiert ablegen lassen.
🛠 Profi-Trick: Outlook-Anhänge automatisch speichern
Wer regelmäßig Anhänge bearbeiten muss (z. B. im Büro), kann Tools oder Add-ins nutzen:
- Power Automate
- Outlook Add-ins wie EZDetach
- VBA-Makros (für Fortgeschrittene)
Damit lassen sich Dateien z. B. automatisch in einen Ordner kopieren.
⭐ Fazit
Outlook macht das Speichern von Anhängen extrem einfach – egal ob am PC, im Web oder mobil. Mit ein paar Klicks kannst du alle Anhänge auf einmal sichern und anschließend gut organisiert ablegen. So sparst du täglich Zeit und bleibst effizient.
