Wiederkehrende E-Mails kosten wertvolle Zeit. Egal ob Anfragen, Terminbestätigungen, Angebote oder interne Mitteilungen – mit Outlook-Vorlagen schreibst du häufig benötigte Nachrichten nur ein einziges Mal und verwendest sie dann immer wieder.
Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie du Vorlagen in Outlook (Desktop, Web und App) erstellst.
Seiteninhalte
💻 Outlook Desktop (Windows/Mac): E-Mail-Vorlagen erstellen
Vorlage erstellen
- Öffne Outlook und klicke auf Neue E-Mail.
- Schreibe deine gewünschte Nachricht:
- Betreff
- Inhalt
- Anhänge (optional)
- Klicke oben links auf Datei.
- Wähle Speichern unter.
- Als Dateityp: Outlook-Vorlage (*.oft) auswählen.
- Speicherort bestätigen → Fertig!
Vorlage verwenden
- Gehe zu Neue Elemente.
- Weitere Elemente → Formular auswählen.
- Oben „Suchen in“ → Benutzervorlagen im Dateisystem.
- Vorlage auswählen → Öffnet sich als neue E-Mail.
✔ Profi-Tipp
Lege Vorlagen im Schnellzugriff ab:
- Füge den Ordner „Benutzervorlagen“ der Symbolleiste hinzu.
- Oder zieh .oft-Dateien auf den Desktop für schnellen Zugriff.
🌐 Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365 online)
Outlook Web arbeitet nicht mit .oft-Dateien, sondern mit Textbausteinen (Vorlagen).
Vorlage erstellen
- Neue E-Mail erstellen.
- Unten im Editor auf 🧩 Vorlagen-Symbol (Templates) klicken.
- „Vorlage hinzufügen“ auswählen.
- Titel vergeben, Text eingeben, speichern.
Vorlage verwenden
- Beim Schreiben einer neuen E-Mail → 📄 „Vorlagen“ öffnen.
- Vorlage anklicken → Text wird automatisch eingefügt.
✔ Vorteil
Plattformübergreifend gespeichert – funktioniert in jedem Browser.
📱 Outlook App (iOS & Android)
Die mobile App unterstützt keine klassischen Templates, aber Textbausteine:
Vorlage nutzen (Workaround)
- Erstelle eine Notiz im Handy (z. B. Apple Notizen, OneNote).
- Textbaustein hineinschreiben.
- Beim Mailen → „Kopieren & Einfügen“.
✔ Tipp
Mit SwiftKey oder Gboard kannst du Textschnipsel speichern und einfügen.
🛠 Alternative Methode: Outlook QuickParts (für Bürotexte)
QuickParts sind perfekt für häufig genutzte Textabschnitte:
QuickPart erstellen:
- Text in eine neue E-Mail schreiben.
- Markieren → Einfügen → Schnellbausteine → Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
QuickPart einfügen:
- Neue E-Mail → Einfügen → Schnellbausteine → auswählen.
✔ Ideal für Signaturen, Antworten, Bausteine, Disclaimer.
⭐ Warum E-Mail-Vorlagen nutzen?
- Spart täglich Zeit
- Einheitliche Qualität & Tonalität
- Fehlerquote sinkt
- Ideal für Teams und wiederkehrende Prozesse
- Perfekt für Support, Vertrieb, HR, Verwaltung
🟢 Fazit
Outlook bietet mehrere Wege, um E-Mail-Vorlagen zu erstellen – ob als klassische *.oft-Dateien, Web-Templates oder schnelle Textbausteine. Mit diesen Methoden kannst du wiederkehrende Nachrichten in Sekunden versenden und deinen Arbeitsalltag spürbar effizienter gestalten.
