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Einleitung: Mehr Überblick dank VIP-Kontakten
Wenn täglich viele E-Mails eintrudeln, gehen wichtige Nachrichten schnell unter. Outlook bietet keine klassische „VIP-Funktion“ wie Apple Mail – aber du kannst sie ganz einfach selbst einrichten, indem du Regeln und Benachrichtigungseinstellungen kombinierst.
In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Benachrichtigungen nur für bestimmte Kontakte erhältst, ohne vom restlichen Mailverkehr gestört zu werden.
🖥️ 1. In Outlook (Desktop) Benachrichtigungen für wichtige Kontakte einrichten
Outlook löst das VIP-Prinzip über Regeln – du bestimmst, bei welchen Absendern eine besondere Benachrichtigung erscheint.
Schritt 1: Regel erstellen
- Öffne Outlook.
- Klicke im Menü auf „Start“.
- Wähle „Regeln“ → „Regel erstellen…“.
- Im neuen Fenster auf „Erweiterte Optionen…“ klicken.
Schritt 2: Absender festlegen
Im Kriterienfenster:
- Aktiviere die Option „Von Personen oder öffentlichen Gruppen“.
- Klicke auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppen“.
- Wähle deinen VIP-Kontakt aus (z. B. Chef, Kunde, Familienmitglied).
Schritt 3: Benachrichtigungen definieren
Du kannst mehrere Aktionen festlegen, z. B.:
✔ Desktopbenachrichtigung anzeigen
Aktiviere:
„Desktopbenachrichtigung anzeigen“
✔ Sound abspielen (für besonders wichtige Mails)
Aktiviere:
„Sound wiedergeben“
→ Datei auswählen (z. B. ein auffälliger Ton).
✔ In speziellen Ordner verschieben (optional)
Gut für die Übersicht, z. B.:
„In Ordner verschieben“ → „VIP“
Schritt 4: Regeln speichern
Mit „Fertig stellen“ bestätigst du alles – ab sofort meldet sich Outlook nur noch bei deinen wichtigen Kontakten besonders auffällig.
🌐 2. VIP-Benachrichtigungen in Outlook Web (Outlook.com / Microsoft 365)
Auch online funktioniert das:
- Oben rechts auf das Zahnrad (⚙️).
- „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
- Mail → Regeln wählen.
- „Neue Regel hinzufügen“ anklicken.
- Bedingung: „Von“ → Kontakt auswählen.
- Aktion:
- „Benachrichtigung anzeigen“
- oder „Kategorie zuweisen: WICHTIG“
- oder „In Ordner verschieben“
Hinweis: Zusätzliche Sounds sind in der Web-Version eingeschränkt.
📱 3. In der Outlook-App VIP-Benachrichtigungen festlegen
In der App geht’s besonders leicht:
- Menü öffnen (☰).
- Oben rechts auf das Profilbild → „Benachrichtigungen“.
- Unter „Personen“ die Kontakte auswählen, für die du Benachrichtigungen zulassen möchtest.
👉 So funktioniert es am ähnlichsten wie die „VIP“-Funktion auf iOS.
🎯 Profi-Tipps für mehr Übersicht
✔ Lege einen eigenen VIP-Ordner an und kombiniere ihn mit Regeln
✔ Verwende farbliche Kategorien wie „Rot = Sehr wichtig“
✔ Reduziere allgemeine Benachrichtigungen → mehr Fokus
✔ Nutze Suchordner wie „Ungelesen von wichtigen Kontakten“
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Auch ohne offizielle VIP-Funktion kannst du in Outlook ganz einfach einstellen, dass du nur bei wichtigen E-Mails benachrichtigt wirst. Mit Regeln, Kategorien und speziellen Einstellungen behältst du stets den Überblick – und sparst Zeit und Nerven.
